chargés de formationsNotre société est spécialisée dans l’Organisation des formations.

Nos chargés de formation assurent à vos côtés le pilotage de la diffusion de vos formations : mise en ligne de votre planning, gestion des Inscriptions, gestion de l’hébergement de vos collaborateurs, gestion des déplacements, envoi des convocations, diffusion de vos contenus E-Learning, mise à disposition de salles de formation, Tableaux de bord, Reporting, etc.
Pour mener à bien ces missions, nous utilisons notre application de Planification, d’Organisation et de Gestion des formations : SaasTraining.
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de prestations réalisées pour nos clients.

LES CONTENUS

« Mise en ligne de votre catalogue et de votre planning »

Intégration dans notre plateforme Web (SaasTraining) de l’ensemble de vos contenus de formation, rangés selon votre arborescence actuelle, et l’ensemble de vos sessions de formation. Nous allons également intégrer l’ensemble de vos formateurs, vos organismes de formation et vos lieux de formation (internes ou externes). La mise à jour de ces données se fera également tout au long du projet afin que vous puissiez faire évoluer vos contenus, votre planning mais aussi vos fournisseurs.

A l’issue de cette phase, nous remettrons des identifiants et mots de passe à chaque « chargé d’inscription ». Cette action est accompagnée d’une phase de communication visant à annoncer l’arrivée de votre nouveau catalogue en ligne.

ORGANISMES DE FORMATION / FORMATEURS INTERNES

« Mise à disposition de leurs plannings On-line »

Dans cette étape, nous remettrons à vos formateurs (salariés ou externes) leurs identifiants et mots de passe. Ces informations leur permettront de voir l’ensemble des stages qu’ils doivent animer pour votre société.

En fonction de leurs statuts (salariés ou externes), ils pourront visualiser plus ou moins d’informations pour chaque stagiaire. La remise des identifiants / mots de passe est accompagnée par une présentation téléphonique de SaasTraining et par une présentation des nouveaux process :

  • Autonomie sur l’impression des feuilles de présence
  • Autonomie sur l’impression des feuilles d’évaluation
  • Remplissage de la feuille de présence numérique

LIEUX DE FORMATION

« Réservation des lieux de formation et mise à jour »

Nous pouvons, sur simple demande, utiliser nos lieux de formation (voir rubrique « Location de salle ») pour vos stages ou ceux de nos partenaires. Dans ce cas, nous nous chargeons aussi du paiement de ces derniers. Une facture unique mensuelle vous est alors envoyée.

GESTION DES INSCRIPTIONS

« Réception des inscriptions On-line & Traitement »

Nous recevrons dans SaasTraining l’ensemble des inscriptions de vos stagiaires. Bien entendu, si ces derniers ne disposent pas d’un accès Web, un ServiceLine est mis à leur disposition (voir ci-dessous). Chaque inscription est traitée le jour même. Plusieurs cas de figure, qui seront définis avec vous, peuvent se présenter. Voici à titre informatif quelques exemples :

  1. L’inscription correspond au plan de formation : elle est acceptée. « L’inscripteur » et le stagiaire sont prévenus par mail. L’inscription « acceptée » est visible dans l’espace formation personnel de l’inscripteur.
  2. L’inscription correspond à un parcours (cursus) de formation : elle est acceptée. « L’inscripteur » et le stagiaire sont prévenus par mail. L’inscription « acceptée » est visible dans l’espace formation personnel de l’inscripteur.
  3. L’inscription ne correspond ni au plan, ni à un parcours et les prérequis ne sont pas respectés : elle est refusée. « L’inscripteur » et le stagiaire sont prévenus par mail ; ils sont informés des raisons du refus.
  4. Etc.

 « Types d’appels traités sur votre ServiceLine »

Un serviceLine est mise à la disposition de vos stagiaires, de vos formateurs et de vous-même. Ce serviceLine traite l’ensemble des questions de vos collaborateurs sur les thèmes suivants : plan d’accès oublié, convocation perdue, problème d’utilisation de SaasTraining, mot de passe oublié, règles d’inscription, etc. Les questions dites de niveau 2, non relatives au départ en formation, peuvent vous être transférées.
Ce serviceLine est accessible de différentes façons :

  1. Par téléphone au 01 71 16 2007 (du lundi au Vendredi de 9h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30).
  2. Par fax au 01 71 16 18 01 (même plage horaire)
  3. Par mail
  4. Par courrier postal

« Modification des inscriptions »

Nous nous chargeons de toutes les modifications de dates impliquant une modification des dates de formation de vos stagiaires. Ces modifications peuvent également être effectuées en ligne par vos clients tant que les convocations n’ont pas été adressées aux stagiaires. Au-delà de ce délai, le serviceLine doit être contacté.

ENVOI DES CONVOCATIONS

« Envoi des convocations pour les stages validés »

Nous nous chargeons d’adresser une première convocation à vos stagiaires en moyenne 3 semaines avant le premier jour du stage. Cette période offre deux avantages majeurs :

  1. Elle permet d’éviter d’éventuelles pénalités en cas d’annulation tardives (lieux et organismes de formation).
  2. Elle permet d’avertir votre client suffisamment tôt afin qu’il puisse réorganiser le travail de son équipe.

Cet envoi se fait par mail et il intègre le plan de cours. Votre stagiaire peut ainsi retrouver cette convocation dans son espace formation personnel.

« Second Envoi des convocations en rappel (48h00 avant) »

Nous nous chargeons d’envoyer une seconde convocation 48h00 avant le début de la session concernée. Cela permet de faire baisser de façon assez nette le taux d’absentéisme « par oubli ». Cet envoi se fait par mail. Il intègre, tout comme le premier envoi, le plan de cours.

GESTION DES STAGES

« Annulation / Décalage des stages »

Nous nous chargeons de modifier votre planning tout au long de l’année en fonction de vos demandes. Ces modifications ont pour cause des stages trop peu remplis, des évènements régionaux, des opérations marketing, etc. Pour se faire, nous contactons les stagiaires déjà inscrits pour leur proposer d’autres dates, nous annulons les réservations faites sur les lieux de formation concernés, nous informons les formateurs externes et nous annulons tous les dossiers « logistiques » en cours. Nous conservons en guise d’historique tous les stages annulés.

« Relance des stagiaires pour améliorer le taux de remplissage »

Nous nous chargeons de réaliser des relances ciblées afin de vous « garantir » une optimisation du taux de remplissage de vos stages. Ces relances sont toutefois très limitées afin de ne pas risquer de perturber vos collaborateurs. Par ailleurs, nous pouvons gérer du surbooking afin de palier à des annulations tardives.

« Communication formation auprès de vos stagiaires »

Nous nous chargeons d’adresser à vos stagiaires (sur votre demande uniquement) les informations relatives à la formation que vous nous communiquez. Bien entendu, chaque mail reçu par un client est personnalisé.
Exemple de communication :

  • Rappel des identifiants / Mot de passe
  • Annonce de l’ouverture des inscriptions sur un nouveau stage
  • Relance sur un stage obligatoire

« Récupération des feuilles de présence originales et mise à jour de SaasTraining »

Nous nous chargeons de récupérer l’ensemble des feuilles de présence signées par les stagiaires et de mettre à jour SaasTraining sauf dans deux cas de figure :

  1. Nous demandons aux formateurs salariés réguliers de mettre eux-mêmes à jour SaasTraining, et si possible le jour même de la formation.
  2. Nous ne récupérons les originaux des feuilles de présence que pour les stages qui ne se déroulent pas sur votre siège.

GESTION DES HEBERGEMENTS ET DES TITRES DE TRANSPORT

« Prise en charge des hébergements et des déplacements »

Voici le process que nous mettons en général en place pour prendre en charge la réservation des chambres d’hôtel de vos collaborateurs :

  1. La commande de chambre d’hôtel se fait au moment de l’inscription par le stagiaire ou son inscripteur.
  2. Nous recevons automatiquement toutes les demandes (chaque demande est donc attachée à une inscription).
  3. Nous passons commande à vos hôtels des chambres demandées en récupérant les coûts.
  4. Nous envoyons aux stagiaires leurs « PassHôtel ».

Le fait de lier une réservation à une inscription à trois impacts positifs :

  1. Si l’inscription est annulée ou déplacée, la demande logistique l’est aussi.
  2. Le coût de la demande est liée à un stagiaire mais aussi à une formation, à un lieu et à un formateur. Vous disposez donc de plusieurs clés d’entrée pour votre reporting.
  3. Les demandes logistiques suivront les inscriptions, et seront réalisées de plus en plus tôt. Il sera donc possible de bénéficier de tarifs plus avantageux.

Le process mis en place pour les titres de transport est très similaire. La commande est contrôlée par nos soins avant d’être adressée à votre agence de voyage.

ELEARNING

« Diffusion de vos contenus »

Nous pouvons gérer également la diffusion de vos contenus Elearning. Notre plateforme Web suivra pour vous les inscriptions à vos stages elearning, les présences, les relances, etc.

QUIZZ / ENQUETES / RELANCES

« Quizz »

Nous pouvons gérer également la diffusion de quizz auprès de vos stagiaires. Ces quizz peuvent être utilisés afin de contrôler les connaissances pré-formation ou post-formation de vos collaborateurs.

« Enquêtes de satisfaction »

 Vous souhaitez savoir si vos stagiaires sont satisfaits d’un nouvel organisme de formation, d’un nouveau programme, etc… notre plateforme Web vous permettra d’éditer des enquêtes de satisfaction avant de les diffuser à tout ou partie de vos stagiaires.

« Relance »

Vous souhaitez relancer certains stagiaires, en prenant en compte leur historique formation et leurs inscriptions en cours, sur une période bien définie…Notre plateforme Web vous permettra de sélectionner automatiquement les bons stagiaires avant de leur adresser un message.

BUDGET

« Mise à jour des budgets »

Voici les types de budget que nous pouvons suivre pour vous :

  • Frais pédagogiques (coût des formateurs internes et des organismes de formation)
  • Frais des formateurs (internes et OF)
  • Coût de location des salles de formation
  • Coût de restauration des stagiaires
  • Coût d’hébergement des stagiaires
  • Coût du transport des stagiaires

La mise à jour de l’ensemble de ces coûts vous permettra de suivre l’évolution de votre budget formation entre :

  • Budget consommé
  • Budget prévisionnel

Par ailleurs, votre budget également sera consultable par :

  • Région
  • Magasin
  • Salarié

Mais aussi par :

  • Formation
  • Formateur
  • Lieu de formation
  • Plage de date
  • Etc.